Med en håndfuld velskrevne og overskuelige event e-mails holder du løbende kontakt med deltagerne på jeres næste konference, messe eller udstilling. Her får du gode råd om indholdet.
Dine event e-mails giver dig mulighed for at fastholde dialogen med mennesker, der interesserer sig for jeres produkt eller ydelse.
Samtidig er e-mails et velegnet format, når du skal bygge videre på de potentielle leads, som eventen har skabt.
Her får du en beskrivelse af de 5 mails, du skal have klar, allerede når datoen og emnet for konferencen, messen eller årsmødet er lagt fast.
Sådan får du større værdi af events
1. Registrerings-e-mailen
Den første mail går ud til kunder og kontakter, som er abonnenter på nyhedsbrevet, eller som findes i jeres kunde- eller medlemsdatabasen. Invitation skal meget enkelt overbevise modtageren om, at det en god ide at møde op.
Du kan være kreativ og indsætte videoer eller små animationer, der sparker liv i budskabet om, at det er en begivenhed, man nødigt skulle gå glip af.
Eller du kan holde den super saglig med praktiske informationer.
Modtageren skal som minimum have svar på spørgsmålene:
- Hvor og hvornår foregår det?
- Hvorfor er det vigtigt at deltage?
- Hvad får du med hjem, hvis du møder op?
- Hvem deltager ellers?
Hvis I har en Early Bird rabat, skal det også fremgå.
Endelig skal den – som det vigtigste – have en tydelig call-to-action til tilmelding på en landing page på jeres website eller på en dedikeret konference-hjemmeside.
2. Bekræftelsesmail
Tak, fordi du vil være med!, er hovedbudskabet i event mail nr. 2.
Fortæl flere detaljer om eventen og læg eventuelt et link til en e-bog, et whitepaper, en video eller en brochure, der beskriver et af emnerne eller budskaberne på konferencen, messen eller udstillingen.
Du kan også lægge en opfordring til at dele information om eventen på sociale medier eller Twitter ved at bruge eventens hashtag.
3. Reminder-e-mail
Kort før eventen finder sted, og helst ikke mindre end en uge før, er det en god ide at sende de, der har registreret sig, en reminder.
Mailen kan for eksempel give et overblik over eventens forløb og program:
- Hvor og hvornår registrerer du dig på stedet?
- Hvornår er der Key Note oplæg, og hvornår starter og slutter de enkelte konference spor?
- Hvordan kommer du med offentlig transport?
- Hvor kan du parkere?
- Hvordan er forplejningen?
4. Follow up-e-mailen
Følg op hos de deltagere, der var med, men sørg også for at skrive til dem, der ikke dukkede op for at hente deres badge ved indtjekningen.
Sig tak med et link til eventuelle videooptagelser eller andet materiale fra eventen, og send modtagerne et link til næste begivenhed.
5. Afslutningen
Den sidste event-mail handler om at fastholde kontakten til dem, der registrerede sig, hvad enten de deltog eller ej. Du kan fortælle om en kommende event, der måske ville interessere, eller bare beskrive virksomheden eller jeres ydelser med link til jeres hjemmeside.
Det er en pæn måde at sige farvel og tak på. Men den skal ikke gentages. Misbrug ikke jeres deltageres tillid ved at bruge deres e-mail til at spamme dem med tilbud, de ikke har bedt om.
Så vil de tøve med at registrere sig en anden gang!
Skriv et svar