Værdifuldt online content får flere til at opdage jeres konferencer, messer og udstillinger. Her får du 7 tips til eventkommunikation, der skaffer deltagere og leads.
Praktiske udfordringer med tid, sted, forplejning og oplægsholdere får ofte al opmærksomheden i første fase af eventmarketing-indsatsen op til eventen.
Men måske er jeres kunder eller medlemmer allerede i gang med at google de emner, som jeres event handler om.
Derfor skal du som event manager, allerede før temaet og datoen ligger fast, i gang med at sende indhold ud på nettet og på de sociale medier.
Ved at lægge søgeordsoptimeret indhold ud i god tid, får du skabt interesse hos mange, der ellers ikke ville få øje på jeres tilbud.
Du kan bruge blogindlæg, artikler og videoer til at skabe opmærksomhed før eventen og fastholde leads efterfølgende. Dermed giver investeringen mening både på den korte og den lange bane og når også dem, der ikke havde mulighed for at være med.
Læs blogindlægget ‘Sådan får du mere værdi af dine events’
Langtidsholdbart
Fordelen ved digitalt indhold er, at det lever længe. Godt indhold kan nemlig skabe værdi i årevis.
Brugerne er sådan set ligeglade med, om det knytter sig til en bestemt begivenhed. De leder bare efter svar, der kan løse et problem eller give dem ny viden.
Indholdet kan samles på temasider (pillar pages), som giver bedre søgeresultater hos Google. Og det kan versioneres, bruges og genbruges i nyhedsbreve og på sociale medier.
Men traditionel PR som annoncer, posters, brochurer, give-aways og magasiner i forbindelse med messer og konferencer spiller stadig en stor rolle. Det fungerer som blikfang på rette tid og sted sikrer, at I når ud til alle målgrupper.
Her er 7 tips til hvordan, du kommer i gang.
1. Definer eventens vigtigste emner
På mange måder giver temaerne for event videoer, blogindlæg, artikler og annoncer sig selv, fordi de helt naturligt tager udgangspunkt i formålet med messen, konferencen eller årsmødet.
- Hvad er det, I sætter fokus på?
- Hvad taler oplægsholderne om?
- Hvad er det, som vil interessere jeres event-personas?
Arbejder du i større organisation eller virksomhed, kan det være en god ide at uddelegere emnerne til fagspecialister og andre kolleger, sådan at de kan få lagt skrive-opgaven ind i kalenderen i god tid.
Hold et kort brainstorming møde og læg jer fast på 7-8 emner, som vil tiltale jeres event persona.
2. Inddrag oplægsholderne fra starten
Jeres oplægsholdere er valgt, fordi de er eksperter på deres fagområde. Et kort interview med en ekspert kan være en appetitvækker på den viden, som man som deltager får med hjem fra eventen. En simpel video eller en kort spørgsmål-og-svar artikel er velegnede formater.
Du kan også snatche nogle minutters video fra sidste års oplæg eller præsentation og servere klippet et med link til en landing page for den kommende event.
3. Opbyg en indholdsstrategi
Gab, tænker du måske – fri mig for excel-ark og bureaukrati. Men en times planlægning og en god oversigt kan spare dig for en masse tid og stress senere hen.
En indholdsplan for de næste måneder op til eventen kan f ex være en simpel tabel eller et mind-map som angiver
- hvilken type indhold, der er tale om – pressemeddelelse, blogindlæg, video, artikel, annonce, event-magasin osv.
- hvilken dato, det skal publiceres eller udsendes på
- hvem, der skal producere indholdet
- indholdets emne og budskab
- hvornår event-indholdet skal med ud i nyhedsbrevet til jeres abonnenter
4. Skab synergi
Hold en flydende produktion af indhold om eventen og husk at skabe sammenhæng og synergi mellem digitale- og printmaterialer.
Et trykt event-magasin eller en brochure kan fungere som en download i forbindelse med en tilmelding på en landing page. En serie blogindlæg med ekspertviden kan versioneres til en e-bog. Mange brugere downloader stadig gerne en pdf, der samler værdifuldt indhold.
Alle indholdstyper skal forsynes med tydelige CTA’er, Call-To-Actions, som leder interesserede hen på en landing page med tilmeldingsformular.
5. Råb op i medierne
En god gammeldags pressemeddelelse fungerer stadig, hvis den er godt skrevet og vinklet. Find historien i jeres kommende event:
- Hvad er nyt og interessant?
- Byder I på spændende oplægsholdere?
- Lancerer I nye produkter eller services?
- Hvad kan deltagerne forvente at få med hjem?
Tilføj en faktabox om, hvor mange der deltog sidste gang, og hvilke resultater, I opnåede.
Hold pressemeddelelsen på maksimalt 1 A4 side, vedhæft gerne fotos i en god kvalitet til både print og online. Husk at tilføje kontaktinfo på medarbejdere, som kan fortælle mere.
6. Del indhold på sociale medier
Under eventen er sociale medier den vigtigste kommunikationsplatform. Brug Facebook, LinkedIn, Instagram og Twitter til highlights fra paneldebatter, videoer fra lanceringer og små interview med deltagere.
Eventindhold kan også samles i et nyhedsbrev eller – hvis der er ressourcer til det – i en trykt konference- eller messeavis, der bringer nyheder under eventen.
Mens messen eller konferencen finder sted, handler det også om at inspirere deltagerne til selv at dele, poste indlæg og kommentarer på deres foretrukne sociale platforme og dele andres.
7. Følg op, følg op
Det, der sker efter messen eller konferencen, er i virkeligheden vigtigere end det, der sker undervejs. Her sørger du for, at der bliver samlet op på potentielle leads gennem opfølgende e-mails.
Du skal ikke misbruge den tillid, som deltagerne har vist dig ved at afgive deres e-mailadresse. Derfor skal du kun sende en enkelt opfølgningsmail.
Til gengæld kan den være så personaliseret som muligt, alt efter hvor mange data, du har på dine deltagere. Ved du f ex
- hvilke konferencespor eller workshops, de deltog i,
- hvilke ekspert-oplæg, de havde tilmeldt sig,
kan du sende dem links til materiale, der passer til deres interessefelt.
Læs et indlæg om de 5 e-mail-typer, du skal have klar til eventen.
